Administrativo/a de Facturación - Huechuraba

Aramark Chile, Importante multinacional estadounidense de alimentación y servicios, con presencia en 19 países y más de 25.000 colaboradores a lo largo del país, se encuentra en búsqueda de Administrativo/a de Facturación para el equipo de Finanzas.

El objetivo del cargo es gestionar la facturación operacional de una cartera de contratos, asegurando la correcta preparación, control y seguimiento de los Estados de Pago (EDP), garantizando el cumplimiento de plazos y calidad de la información, y previniendo atrasos mediante el control de pendientes y la detección oportuna de riesgos, contribuyendo a la mejora continua del proceso.

Principales Funciones:

1. Gestión de Estados de Pago (EDP)

• Apoyar en la elaboración, revisión y consolidación de los Estados de Pago.
• Verificar que los EDP cuenten con respaldo documental completo y válido.
• Realizar seguimiento a los EDP pendientes de entrega o validación.
• Mantener control actualizado del estado de cada EDP (en proceso, enviado, aprobado, observado).

2. Control del Proceso de Facturación (Pre-Facturación)

• Preparar y validar la data de facturación, asegurando consistencia, calidad y cumplimiento de requisitos.
• Coordinar con operaciones y facturación la disponibilidad de información en plazos definidos.
• Evitar generación de atrasos mediante seguimiento activo de hitos críticos.
• Monitorear que no se acumulen pendientes de EDP ni documentación.

3. Administración de Contratos y BBDD

• Mantener actualizada la base de datos de contratos, clientes y contratistas.
• Registrar y actualizar información de EDP, facturación y pagos.
• Asegurar la trazabilidad documental de cada contrato.

4. Seguimiento y Control

• Monitorear pendientes asociados a EDP y facturación.
• Levantar alertas ante riesgos de atraso o incumplimiento de plazos.
• Reportar desviaciones a su jefatura directa.

5. Gestión de Cobranza (Coordinación)

• Realizar seguimiento activo al estado de pago de los EDP.
• Coordinar con clientes y contratistas la validación y pago de estados de pago.
• Levantar alertas por atrasos en pagos y proponer acciones de gestión.

6. Coordinación y Soporte a Operaciones

• Actuar como nexo entre operaciones, facturación y contratistas.
• Apoyar y orientar a facturadores de operaciones en temas administrativos.
• Resolver contingencias operativas relacionadas a EDP y documentación.

7. Reportabilidad y Análisis

• Elaborar reportes periódicos de:
• Avance de EDP
• Estado de facturación
• Pendientes críticos
• Entregar visibilidad clara a jefaturas y controllers.
• Analizar información y proponer mejoras en base a datos.
• Ejecutar tareas administrativas generales del área.
• Cumplir con los procedimientos internos y normativas de la compañía.

Requisitos:

• Formación técnico profesional en Administración de Empresas, Contabilidad, Finanzas, Ingeniería o carrera afín.
• Experiencia de 0 a 1 año en funciones administrativas, se valorará experiencia en facturación o contratos.
• Excel nivel intermedio (filtros, tablas, orden de datos), manejo básico de bases de datos.
• Deseable conocimiento en procesos de facturación o EDP.

Información adicional:

• Jornada: lunes a jueves de 8:30 a 17:30 y viernes de 8:30 a 16:00.
• Modalidad hibrida 3 días presenciales y 2 teletrabajo.
• Base de trabajo: Cuidad Empresarial, Huechuraba (contamos con buses de acercamiento).